Drei unterschriebene Dokumente. Der Audit ist der Weg dorthin.
Wir bauen vollständige KI-Systeme, die Ihre Mitarbeitenden tatsächlich nutzen
und deren Datenflüsse Sie nachvollziehen können. EU-Infrastruktur, signierter Datenschutzvertrag,
Begleitung bis das System im Büro ankommt und nicht auf der Festplatte bleibt.
Für regulierte Kanzleien, Steuerberatungen und Versicherungsmakler ist Datenschutz
der technische Ausgangspunkt. Derselbe Aufbau trägt in jedem Betrieb, ganz gleich
aus welcher Branche. Sie bekommen das laufende System mit AVV und Protokollierung,
eingerichtet und abgenommen.
Andere Anbieter liefern eine Schnittstelle. antomata liefert das vollständige,
nutzbare System: die Oberfläche, die Ihre Mitarbeitenden anfassen,
den Datenschutzvertrag, der unterschrieben ist, und die Begleitung in den ersten
60–90 Tagen, bis Ihr Team es täglich nutzt.
02/ Lösungen
Unsere KI-Systeme
Vier Bausteine, ein System darunter: einmal aufgebaut, für jeden Kunden
angepasst. Die Bausteine bauen aufeinander auf, jede Stufe enthält die vorige,
jeder Preis enthält Einrichtung und Einarbeitung. Was gleich bleibt:
EU-Infrastruktur, Datenschutzvertrag, menschliche Freigabe vor jedem
ausgehenden Dokument.
Baustein 01 · Berichte & Auswertungen
Ihre Zahlen stecken in Scans, Anhängen und Formularen.
Eingescannte Belege, E-Mail-Anhänge, Formulare: jemand sucht sie zusammen,
tippt sie ab und baut daraus jeden Monat dieselben Auswertungen. Der Baustein
Berichte & Auswertungen liest diese Eingaben, strukturiert sie nach einem
festen Schema und erstellt die wiederkehrenden Berichte automatisch. Sie lesen
und entscheiden; ein Prüf-Bildschirm zeigt jedes Ergebnis, bevor es zählt.
Stufe 1 · €2.000 · inkl. Einrichtung und Einarbeitung
Entwürfe, Antworten, Zusammenfassungen: Ihr Team tippt sie von Hand.
Briefe, Standardantworten und Zusammenfassungen entstehen jeden Tag neu, in
Outlook, DATEV oder WhatsApp. Die KI-Werkzeuge übernehmen diese Routinearbeit
direkt in den Programmen, die Sie schon nutzen: Das System legt den fertigen
Entwurf vor, ein Mensch gibt frei, bevor etwas das Büro verlässt.
Das Wissen Ihres Betriebs liegt in Ordnern und in Köpfen.
Wer eine Antwort braucht, sucht in Ablagen und alten E-Mails oder fragt die
eine Kollegin, die es weiß. Der Chatbot mit Firmenwissen antwortet in normaler
Sprache aus Ihren eigenen Unterlagen, mit Beleg zur Quelle. Das Wissen bleibt
im Haus, auch wenn jemand das Team verlässt. Läuft auf EU-Servern mit
signiertem Datenschutzvertrag.
Eingehende E-Mails, Dokumente und Fristauslöser wollen gelesen, einsortiert
und beantwortet werden, bevor die eigentliche Arbeit beginnt. Das
Agenten-System führt diese mehrstufigen Abläufe selbstständig aus, mit
Freigabe-Queue und Prüfprotokoll. Ihr Team prüft, statt zu tippen.
Wir liefern kein Tool und keinen Bericht. Wir liefern ein laufendes System:
einmal aufgebaut, für Ihr Büro angepasst, übergeben mit allen Verträgen, die
eine regulierte Kanzlei braucht.
Der gemeinsame Kern
Einmal gebaut. Geprüft. Wiederverwendet.
Unter jedem der vier Bausteine läuft derselbe Kern: EU-Infrastruktur,
Freigabe-Queue mit menschlicher Kontrolle vor jedem ausgehenden Dokument,
Protokollierung, Datenschutz-Architektur. Diese Basis bauen wir nicht jedes
Mal neu. Das macht den Aufbau schnell und das Ergebnis robust.
· Menschliche Freigabe vor jedem Versand
· Vollständige Protokollierung der Abläufe
· EU-Region, getrennte Mandantendaten
Der Adapter pro Büro
Auf Ihre Abläufe zugeschnitten.
Was sich von Kunde zu Kunde ändert, ist der Adapter: ein Prompt, ein Schema,
eine Regel, eine Schnittstelle zu Outlook, DATEV oder Ihrem ERP. So passt
sich das System an Steuerberatung, Kanzlei, Maklerhaus oder
Mittelstandsbetrieb an, ohne dass die geprüfte Basis verloren geht.
· Ihre Sprache, Ihre Vorlagen, Ihre Regeln
· Anbindung an die Werkzeuge, die Sie schon nutzen
· Erweiterbar um weitere Bausteine auf demselben Kern
Was übergeben wird
AVV nach Art. 28 DSGVO
Der unterschriebene Auftragsverarbeitungsvertrag, der regelt, wie Ihre
Daten verarbeitet werden. Eine SaaS-Anmeldung ersetzt ihn nicht.
Werkvertrag
Fester Liefergegenstand, fester Preis. Kein Stunden-Overrun, keine
laufende Lizenz, die Sie nie wieder loswerden.
Abnahmeprotokoll
Bei der Übergabe wird geprüft und protokolliert, dass das System tut,
was vereinbart wurde. Erst dann ist die Stufe abgeschlossen.
Infrastruktur
Standard ist eine EU-Region mit signierter Auftragsverarbeitung. Für
besonders sensible Mandate, etwa bei Berufsgeheimnisträgern, arbeiten wir
mit zurückhaltender Infrastruktur (self-hosted bei Hetzner in Deutschland,
offene Modelle als vorsichtige Voreinstellung) und stimmen den genauen
Zuschnitt im Erstgespräch ab.
Preise
Vom KI-Audit bis zum laufenden Betrieb.
Der Einstieg ist ein KI-Audit für €500, das voll auf den Aufbau
angerechnet wird. Danach wächst das System in festen Stufen: Berichte
& Auswertungen €2.000, mit KI-Werkzeugen €4.000, mit Chatbot €6.500,
alle vier Bausteine auf Anfrage. Jede Stufe enthält die vorige, jeder
Preis Einrichtung und Einarbeitung. Für den laufenden Betrieb gibt es
ein monatliches Modell; alles Weitere steht auf der Preisseite.
Vier Segmente. Sitz in Leipzig, Kunden bundesweit und international.
Segment 01
Steuerberatung
5–15 Mitarbeitende
Die Kanzlei arbeitet täglich in DATEV. Typische Ausgangslage: ChatGPT-Plus läuft
als Schatten-IT, Mandantendokumente werden in Notion-AI hochgeladen, niemand
weiß, was Art. 4 EU AI Act von ihnen verlangt.
Schwerpunkte
DATEV-AVV · Mandanten-DPA · Schatten-IT-Inventar
Segment 02
Rechtsanwaltskanzlei
5–20 Mitarbeitende
BRAO-§-43e-Verschwiegenheit plus DSGVO-Doppelschicht. Typische Ausgangslage:
Mandantenkommunikation durch ChatGPT, Recherche durch Claude.ai, keine
schriftliche AVV mit US-Anbietern.
VVG- und IDD-Pflichten. Typische Ausgangslage: Beratungsdokumentation läuft
durch ChatGPT-Plus, Schadensfälle werden in Notion-AI bearbeitet, Antragsdaten
landen ungewollt in US-Cloud.
Schwerpunkte
Beratungsdokumentation nach VVG · BaFin-Nachweisbarkeit · DPA
Segment 04
Mittelstand
10–50 Mitarbeitende
Ganz gleich aus welcher Branche. Typische Ausgangslage: Angebote entstehen von
Hand, Lieferanten-Mails stapeln sich, Auftragsbestätigungen werden abgetippt,
und statt DATEV heißt das zentrale System hier ERP.
Solo-selbstständig oder ein kleineres Team? Der Einstieg ist derselbe:
das KI-Audit für €500, voll auf den Aufbau angerechnet.
05/ Stack
Werkzeug-Empfehlungen mit klarer Grenze: was wir einsetzen und was nicht.
Empfohlen
· Self-hosted n8n bei Hetzner in Deutschland
· Claude über AWS Bedrock eu-central-1
· Make.com auf EU-Instanz
· Notion mit deaktivierten KI-Features
· Plausible (EU) für Web-Analytik
Nicht in Kundensystemen
· Notion-AI-Features (US, kein DPA für KI)
· Firebase (Google US, Schrems-II-Risiko)
· US-gehostete LLM-Gateways
· Direkte Anthropic-API ohne signiertes DPA
· Google Analytics 4 (Cookie-Banner-Pflicht)
Stand: 2026-05. Diese Liste wird mit jedem Audit fortgeschrieben.
06/ Grenzen
Was wir nicht liefern.
RDG § 5 · Rechtsberatung
Wir liefern keine Subsumtion und keine Rechtsberatung im Sinne des § 5 RDG. Unsere
Outputs sind eine technische Einordnung, keine Rechtsberatung. Die rechtliche
Würdigung übernimmt Ihre eigene Rechtsabteilung oder die von Ihnen mandatierte
Kanzlei.
EU AI Act · Annex III
Wir lehnen Mandate ab, deren Use Case unter EU AI Act Annex III (High-Risk) fällt,
z.B. CV-Screening-Automaten, Mitarbeiter-Überwachung, Verhaltens-Scoring,
Bonitäts-Scoring, solange kein Konformitätsbewertungsverfahren etabliert ist. Das
ist die Linie zwischen Deployer und Provider im Sinne von Art. 25
EU AI Act. Wir bleiben Deployer.
Garantien
Wir geben keine Compliance-Garantie und keine Behörden-Erfolgsgarantie. Was wir
liefern, ist eine fachlich fundierte technische Einordnung mit Belegen aus
EU AI Act, DSGVO, RDG, BRAO und SGB. Sie ist keine Rechtsberatung. Die Würdigung im Streitfall erfolgt durch ein
Gericht oder eine Aufsichtsbehörde.
07/ Erstgespräch
Erstgespräch jetzt möglich
Wir nehmen eine begrenzte Zahl neuer Projekte pro Quartal an. Der Einstieg ist das
KI-Audit (€500), das voll auf den Aufbau angerechnet wird. Alle Preise finden
Sie auf der Preisseite.
Wir antworten in 24 Stunden mit zwei Terminvorschlägen für ein 30-minütiges
Vorgespräch. Falls Ihr Use Case unter Annex III fällt, sagen wir das im ersten Satz,
mit dem Hinweis, dass dafür eine externe rechtliche Bewertung nötig ist.
